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Le novità che entrano in vigore dal 30 settembre 2024!
Ci sono voluti veramente molti mesi per aggiornare le regole del “vecchio” regolamento (D.M. n. 44/2011; ultima modifica nel 2023), a causa della procedura che prevede i pareri di Agid e del Garante privacy; pareri che hanno avuto un certo peso nella predisposizione delle nuove regole che adeguano i processi telematici alla riforma Cartabia.
Il nuovo regolamento spazza via le vecchie regole e specifica importanti passaggi, come quello relativo ad eventuali data-breach nei sistemi Giustizia.
Le nuove regole entreranno in vigore il 30 settembre 2024 .Il Provvedimento (testo in calce) è stato pubblicato sul Portale dei servizi telematici. Potete scaricarlo in fondo all’articolo. Ma vediamo nel dettaglio.
Ultimi scampoli dell’analogico!
Le nuove regole tecniche continuano a salvare, se pur in pochi casi, il documento formato analogicamente. Lo salvano per il magistrato, che potrà continuare a redigere analogicamente il proprio provvedimento, spettando poi al cancelliere o al segretario dell’ufficio giudiziario estrarne copia in formato PDF, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 22 del CAD, e inserirlo “immediatamente” (!) nel fascicolo informatico.
La possibilità è data anche nel procedimento penale per gli atti che le parti formano personalmente, se depositati come atto principale: potranno scansionare il documento analogico purché in bianco e nero e con una risoluzione pari a 200 dpi.
Infine, anche la procura alle liti, sia come originale informatico sottoscritto digitalmente, sia come copia informatica per immagine di documento analogico, deve essere prodotta in formato PDF o PDF/A, priva di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili e deve essere firmata digitalmente dal difensore.
Accettazione automatica dei depositi telematici civili.
Le nuove specifiche tecniche per i depositi telematici nei procedimenti civili introducono un processo automatizzato per l’accettazione degli atti. Dopo il deposito, la busta telematica viene inviata all’ufficio giudiziario tramite un messaggio di posta elettronica certificata (PEC). Il gestore dei servizi telematici scarica il messaggio e verifica la sua conformità. In caso di errori (T001, T002, T003), l’anomalia viene segnalata.
Il sistema distingue tra tre tipi di anomalie:
WARN (avviso non bloccante): segnalazioni minori, come la mancanza della procura.
ERROR (anomalia bloccante): richiede l’intervento della cancelleria.
FATAL (anomalia grave): impedisce l’accettazione, con notifica immediata al depositante.
Se non emergono anomalie, il sistema ministeriale accetta automaticamente il deposito degli atti.
Trasmissione di Atti attraverso il Portale delle Notizie di Reato (PNR).
Gli atti e documenti vengono trasmessi telematicamente agli uffici del pubblico ministero tramite il Portale delle Notizie di Reato (PNR).
Il procuratore della Repubblica nomina i referenti interni e comunica le loro generalità alla DGSIA. I referenti si accreditano tramite l’applicativo RAFE, ottenendo un certificato di accesso.
I referenti gestiscono la distribuzione dei certificati agli uffici fonte. Gli uffici fonte nominano a loro volta i referenti, che richiedono il certificato tramite RAFE.
I referenti degli uffici del pubblico ministero approvano la richiesta e inviano il certificato.
Abilitazione degli operatori degli uffici fonte: i referenti degli uffici fonte gestiscono la distribuzione dei certificati agli operatori, che li utilizzano per accedere al PNR.
Validità dei certificati: I certificati sono nominativi, validi per due anni, e possono essere revocati.
Formato degli atti: gli atti informatici devono rispettare i requisiti di legge; gli atti e allegati non possono superare i 60 MB e devono utilizzare firme CAdES o PAdES.
La Procedura di trasmissione comprende l’inserimento dei dati, il caricamento degli atti, e l’invio.
Salvataggio in bozza: I dati salvati restano disponibili per 15 giorni, con notifiche a 5 giorni dal salvataggio.
Ricevuta di accettazione: Una volta che l’atto è disponibile nel sistema, viene generata una ricevuta con dettagli come data, tipo di notizia, ufficio destinatario, ecc.
Gestione delle urgenze: Il sistema permette di dare priorità alle notizie di reato urgenti.
Stato delle comunicazioni: Gli operatori possono monitorare lo stato delle comunicazioni (es. “Inviata”, “Acquisita”, “Rigettata”).
La sicurezza delle trasmissioni e dei dati è garantita da algoritmi di cifratura avanzata.
Dati personali: Una volta acquisita la comunicazione, i dati personali non sono più presenti nel PNR.
Trasmissione di Atti da Parte dei Soggetti Abilitati Esterni nel Procedimento Penale.
Gli atti e i documenti informatici nel procedimento penale vengono trasmessi dai soggetti abilitati esterni tramite il Portale Deposito Penale (PDP), accessibile dall’area riservata del Portale dei Servizi Telematici (PST).
L’accesso al PDP è riservato agli avvocati, praticanti abilitati, avvocati di enti pubblici e funzionari dell’Avvocatura dello Stato, iscritti nel ReGIndE.
Cifratura: Le trasmissioni utilizzano algoritmi di cifratura asimmetrica conformi alla normativa.
Durante le indagini preliminari, deve essere allegato un atto abilitante se non sono stati emessi determinati avvisi del codice di procedura penale.
Requisiti di visibilità: è importante sottolineare che il codice fiscale dei soggetti abilitati esterni deve essere annotato nel ReGeWEB per ottenere la visibilità dei procedimenti.
La Procedura di Trasmissione consta di inserimento dei dati richiesti; caricamento dell’atto e dei documenti allegati; Esecuzione del comando di invio.
Ricevuta di accettazione: Il PDP genera una ricevuta con un identificativo unico, i dati inseriti, e la data e l’ora dell’invio, che è scaricabile in PDF.
L’accettazione è automatica: i sistemi ministeriali verificano e accettano automaticamente gli atti se i dati coincidono con quelli del registro del procedimento penale.
Il difensore può controllare lo stato del deposito nella sezione dedicata del PDP.
Il personale amministrativo gestisce i depositi pervenuti tramite il PDP, utilizzando i risultati dei controlli automatici.
Gli atti accettati o rigettati sono conservati nel sistema documentale ministeriale.
Gli stati del deposito, secondo la progettazione ministeriale, sono:
INVIATO: Operazione di invio completata.
IN TRANSITO: Attesa di smistamento al sistema informativo dell’ufficio giudiziario.
ACCETTATO: Atto associato al procedimento di riferimento (automaticamente o manualmente).
IN VERIFICA: Anomalia bloccante, necessita di verifica manuale.
RIFIUTATO: Deposito rifiutato per anomalie bloccanti.
ERRORE TECNICO: Problema durante la trasmissione, richiede un nuovo invio.
Il difensore può consultare e scaricare i documenti attestanti gli esiti (accolto, rigettato, errore tecnico) e ricevere notifiche via email.
La dimensione massima per singolo file è di 60 MB, con un limite complessivo di 600 MB per l’intero deposito.
Attestazione di conformità.
La modalità dell’attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato, descritta nel testo, segue un processo dettagliato, suddiviso nei seguenti passaggi:
Creazione del documento di attestazione: quando si deve attestare la conformità di una copia informatica (anche per immagine), l’attestazione deve essere inserita in un documento informatico formato PDF, che deve contenere una sintetica descrizione del documento originale e il nome del file della copia. Il documento di attestazione deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.
Se la copia deve essere depositata seguendo le regole tecniche previste, il documento di attestazione viene inserito come allegato nella busta telematica. Inoltre, i dati identificativi del documento di attestazione e del documento originale sono inseriti nel file DatiAtto.xml.
Notifica della copia informatica: se la copia deve essere notificata ai sensi dell’articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, gli elementi dell’attestazione devono essere inclusi nella relazione di notificazione.
Trasmissione tramite PEC: se la copia informatica è trasmessa tramite posta elettronica certificata (PEC) e non rientra nei casi sopra menzionati, l’attestazione è allegata al messaggio di PEC.
In tutti gli altri casi, l’attestazione deve essere inserita in un documento PDF che contenga la descrizione del documento originale, l’impronta del documento (hash) e un riferimento temporale.
Il documento di attestazione deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.
L’impronta può essere omessa se il documento di attestazione e la copia informatica sono inseriti in una struttura informatica che garantisce l’immodificabilità.
Attestazione per più documenti: L’attestazione può riguardare anche più documenti informatici contemporaneamente, non solo uno singolo.
Dettaglio tecnico.
- Formati di File Estesi: Sarà possibile allegare documenti nei formati PDF, RTF, JPEG, TIFF, MPEG4, MP3, XML, HTML, tra gli altri. Questa estensione mira a migliorare la flessibilità nella gestione dei documenti digitali.
- Aumento della Dimensione della Busta Telematica: La dimensione massima consentita per la busta telematica sarà aumentata da 30 MB a 60 MB, riducendo la necessità di depositi complementari.
Accettazione Automatica dei Depositi Telematici: La procedura di accettazione diventerà più automatizzata, con controlli preliminari che identificheranno e segnaleranno eventuali anomalie in tre categorie: WARN, ERROR e FATAL. Solo le anomalie bloccanti richiederanno l’intervento della cancelleria. - Richiesta di Notifica Telematica via UNEP: Gli avvocati potranno inoltrare richieste di notifica all’UNEP tramite posta elettronica certificata. Il sistema recupererà l’indirizzo PEC del destinatario dai registri ufficiali, semplificando il processo di notifica.
- Deposito Telematico della Prova di Notifica via PEC: Gli avvocati dovranno depositare copia dell’atto notificato, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna per comprovare l’effettiva trasmissione in via telematica dell’atto notificato.
- Attestazione di Conformità in Documento Separato: L’attestazione di conformità dovrà essere inserita in un documento PDF separato e firmato digitalmente, allegato alla busta telematica o notificato via PEC, a seconda del contesto.
- Sarà possibile allegare ad ogni deposito telematico, i documenti informatici nei seguenti formati:
- Documenti impaginati in formato PDF o PDF/A (.pdf) e Rich-Text Format (.rtf);
- Immagini masterizzate in formato JPEG (.jpg, .jpeg), TIFF (.tif, .tiff), GIF (.gif) e DICOM (.dcm);
- Video e precisamente i formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi);
- Audio in formato MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif);
- Testo: TXT (.txt);
- Ipertesto: XML Extended markup language (.xml), HTML (.html,.htm);
- Posta elettronica: sia in formato eml (.eml) (purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti) che in formato .msg (anche se contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) a g);
- Formato compresso: è consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti alle lettere precedenti: .zip, .rar, .arj.
Aumento del peso della busta telematica.
È stata raddoppiata la dimensione massima della busta per il deposito telematico: si passa infatti dai 30 Mb ai 60 Mb. La novità, apparentemente irrilevante, è piuttosto importante poiché semplificherà le operazioni di deposito, riducendo sensibilmente il numero di depositi complementari (necessari ogni volta che la dimensione dei file allegati alla busta non consentiva l’invio di un singolo deposito).
Attenzione: si segnalano due novità avvenute di recente.
Le novità devono intendersi integrative delle informazioni contenute nell’articolo.
1) Il 16 settembre scorso il Direttore Generale della Direzione generale dei servizi informativi automatizzati del Dipartimento per l’innovazione tecnologica ha pubblicato un AVVISO DI RETTIFICA delle specifiche tecniche, che porta “Nelle specifiche tecniche citate in epigrafe, pubblicate nel Portale dei servizi telematici del Ministero della giustizia, al comma 1 dell’articolo 27, dove è scritto: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221», leggasi: «ai sensi del terzo comma dell’articolo 196 undecies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile». Al comma 4 dell’art. 17 dove è scritto “la busta telematica” leggasi “l’atto.enc”.
2) Il 18 settembre scorso sempre la Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati della Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia ha diramato agli uffici giudiziari una importante Circolare (testo in calce) che chiarisce in particolare il tema, nuovissimo, della accettazione automatica degli atti processuali (vedi infra). La circolare è pubblicata in fondo all’articolo. Dettaglio:
Specifiche tecniche Dei Processi Telematici 30/09/2024
AVVISO DI RETTIFICA del 16 settembre 2024.
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